{:fi}HYTin tietosuojaseloste{:}{:gb}HUART’s Privacy Policy{:}

{:fi}EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetus vaikuttaa muun muassa siihen, miten Helsingin yliopiston tieteentekijät ry (HYT) voi kerätä ja käyttää henkilötietojasi. Asetus vahvistaa yksityisyyden suojaasi.

Tietosuoja on meille tärkeä asia. HYT on sitoutunut selkeisiin ja läpinäkyviin tietosuojakäytäntöihin ja pidämme jatkossakin hyvää huolta henkilötiedoistasi.

HYTissä käsittelemme henkilötietojasi seuraavanlaisesti:

  • kun liityt jäseneksi, HYTin järjestösihteeri luo Tieteentekijöiden jäsenrekisterin pohjalta listan uusista ja eronneista jäsenistä. Tämä lista toimitetaan hallitukselle kokouksessa hyväksyttäväksi, sillä HYTin hallituksen tulee sääntöjensä mukaan hyväksyä kaikki uudet jäsenet hallituksen kokouksessa. Listassa näkyy jäsenlomakkeesta poimitut tiedot, kuten nimesi, oppiarvosi, tehtävänimikkeesi, yhdistykseen liittymispäiväsi, sekä jäsensihteerin etsimä työpaikan nimitieto (tiedekunta/laitos/yms). Jos olet eronnut jäsen, listassa näkyy liiton jäsenrekisteriin ilmoittamasi nimesi, eron syy ja eropäivä. Järjestösihteeri toimittaa listan HYTin hallitukselle paperisena ja se tuhotaan tietoturvallisesti kokouksen jälkeen. Listat säilytetään sähköisenä HYTin ulkoisella kovalevyllä vain tarvittavan ajan (ylensä noin vuosi, jonka jälkeen jäsenlistat arkistoidaan paperisena pöytäkirjojen kanssa).
  • Liittyessäsi jäseneksi lähetämme sinulle jäsenlahjan. Tässä vaiheessa HYTin järjestösihteeri tulostaa liiton jäsenrekisteristä kaikkien uusien jäsenien osoitteet ja lähettää jäsenlahjan. Ylimääräiset osoitelistat viedään tietosuojasäiliöön postituksen jälkeen.
  • HYTillä on käytössä jäsenille sähköpostilista (hyt-jasenet(at)helsinki.fi). Sähköpostilista on koottu liiton jäsenrekisterin perusteella. Sähköpostilista on HY:n tietotekniikkakeskuksen tarjoama majordomo-lista, jonne on kirjattu vain sähköpostiosoitteesi. Jos haluat tarkempaa tietoa majordomo-listan palvelimista, yms. olethan yhteydessä HY:n tietotekniikkapalveluiden helpdeskiin. Jäsensähköpostilistan sähköpostiosoitteita ei käsittele, eikä sähköpostia lähetä, kukaan muu kuin HYTin järjestösihteeri.  Listalle liittäminen perustuu tietojesi antamiseen jäsenlomakkeen täyttämisen yhteydessä. Listalta on voinut poistua pyydettäessä ja tämä on mahdollista edelleen. Ole yhteydessä HYTin järjestösihteerin (hyt-toimisto@helsinki.fi), jos haluat poistua HYTin jäsenlistalta. HYT kuitenkin päivittää käytäntöjään jatkuvasti tietosuojasi turvaamiseksi, ja on mahdollista, että jatkossa jäsensähköpostilistaan liittämiseksi pyydetään erillinen lupa.
Myös Tieteentekijöiden liitto päivittää parhaillaan tietosuojaselostettaan, ja voit olla yhteydessä liittoon, jos sinulla herää lisäkysymyksiä tietosuojaan liittyen.

{:}{:gb}Tthe EU’s General Data Protection Regulation (GDPR) comes into effect on 25 May 2018. The GDPR affects, among other things, how the Helsinki University Researchers’ and Teachers’ Association (HUART) can collect and use your personal information. The regulation reinforces your privacy.

Privacy is an important issue for us. HUART is committed to clear and transparent privacy practices and will continue to take good care of your personal information.

In HUART, we deal with your personal information as follows:

  • When you become our member, HUART’s organizational secretary creates a list of new and resigned members on the basis of the Union’s member’s register. This list will be submitted to the Board for approval, as according to HUART rules, all new members will have to be accepted at the Board meeting. The list contains your name, your degree, your job title, the date your membership has started, and your workplace (faculty/ institution/ etc.) The information on the list is based on the information you have given when joining HUART (except the workplace information, which is gathered by the organizational secretary if not given in the membership form).  If you resign from HUART’s membership,  the list will show your name, reason for resignation and date of resignation. The organizational secretary submits the list to HUART’s Board in paper form and it will be destroyed safely after the meeting. Lists are kept electronically on HUART’s external hard drive only for the time needed (about a year, after which the list is filed with the Board meeting minutes).
  • When joining HUART we will send you a members gift. At this point, the organizational secretary prints out the addresses of all new members from the members register of the Finnish Union of University Researchers and Teachers (FUURT).  Any extra address lists twill be destroyed safely after mailing.
  • HUART has a members  mailing list (hyt-jasenet (at) helsinki.fi). The mailing list is compiled on the basis of FUURT’s membership register. The mailing list is a majordomo list provided by the UH Information Center. If you have any further questions about the majordomo lists, please contact UH’s IT Services Helpdesk. Only your e-mail address is added to the majordomo service. The list and your e-mail address is administred only by HUART’s organizational secretary. HUART has added you to the mailing list based on the information that you have given when filling out the membership form. You have the right to resignthe mailing list at any moment. In that case, please contact HUART’ss organizational secretary (hyt-toimisto@helsinki.fi) We continue to update our privacy policies at HUART for protecting your privacy. Hence, it is possible that in the future HUART might ask a separate permission for adding you to the mailing list.

The Finnish Union of University Researchers and Teachers (FUURT) is also currently updating its Privacy Policies. If you have any questions regarding your privacy, please contact the Union.

 

 {:}

Posted in Yleinen

Vastaa

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggaajaa tykkää tästä: