Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltaminen alkaa 25.5.2018. Tietosuoja-asetus vaikuttaa muun muassa siihen, miten Helsingin yliopiston tieteentekijät ry (HYT) voi kerätä ja käyttää henkilötietojasi. Asetus vahvistaa yksityisyyden suojaasi.

Tietosuoja on meille tärkeä asia. HYT on sitoutunut selkeisiin ja läpinäkyviin tietosuojakäytäntöihin ja pidämme jatkossakin hyvää huolta henkilötiedoistasi.

HYTissä käsittelemme henkilötietojasi seuraavanlaisesti:

  • kun liityt jäseneksi, HYTin järjestösihteeri luo Tieteentekijöiden jäsenrekisterin pohjalta listan uusista ja eronneista jäsenistä. Tämä lista toimitetaan hallitukselle kokouksessa hyväksyttäväksi, sillä HYTin hallituksen tulee sääntöjensä mukaan hyväksyä kaikki uudet jäsenet hallituksen kokouksessa. Listassa näkyy jäsenlomakkeesta poimitut tiedot, kuten nimesi, oppiarvosi, tehtävänimikkeesi, yhdistykseen liittymispäiväsi, sekä jäsensihteerin etsimä työpaikan nimitieto (tiedekunta/laitos/yms). Jos olet eronnut jäsen, listassa näkyy liiton jäsenrekisteriin ilmoittamasi nimesi, eron syy ja eropäivä. Järjestösihteeri toimittaa listan HYTin hallitukselle paperisena ja se tuhotaan tietoturvallisesti kokouksen jälkeen. Listat säilytetään sähköisenä HYTin ulkoisella kovalevyllä vain tarvittavan ajan (ylensä noin vuosi, jonka jälkeen jäsenlistat arkistoidaan paperisena pöytäkirjojen kanssa).
  • Liittyessäsi jäseneksi lähetämme sinulle jäsenlahjan. Tässä vaiheessa HYTin järjestösihteeri tulostaa liiton jäsenrekisteristä kaikkien uusien jäsenien osoitteet ja lähettää jäsenlahjan. Ylimääräiset osoitelistat viedään tietosuojasäiliöön postituksen jälkeen.
  • HYTillä on käytössä jäsenille sähköpostilista (hyt-jasenet(at)helsinki.fi). Sähköpostilista on koottu liiton jäsenrekisterin perusteella. Sähköpostilista on HY:n tietotekniikkakeskuksen tarjoama majordomo-lista, jonne on kirjattu vain sähköpostiosoitteesi. Jos haluat tarkempaa tietoa majordomo-listan palvelimista, yms. olethan yhteydessä HY:n tietotekniikkapalveluiden helpdeskiin. Jäsensähköpostilistan sähköpostiosoitteita ei käsittele, eikä sähköpostia lähetä, kukaan muu kuin HYTin järjestösihteeri.  Listalle liittäminen perustuu tietojesi antamiseen jäsenlomakkeen täyttämisen yhteydessä. Listalta on voinut poistua pyydettäessä ja tämä on mahdollista edelleen. Ole yhteydessä HYTin järjestösihteerin (hyt-toimisto@helsinki.fi), jos haluat poistua HYTin jäsenlistalta. HYT kuitenkin päivittää käytäntöjään jatkuvasti tietosuojasi turvaamiseksi, ja on mahdollista, että jatkossa jäsensähköpostilistaan liittämiseksi pyydetään erillinen lupa.
Myös Tieteentekijöiden liitto päivittää parhaillaan tietosuojaselostettaan, ja voit olla yhteydessä liittoon, jos sinulla herää lisäkysymyksiä tietosuojaan liittyen.
%d bloggaajaa tykkää tästä: