Juttusarja yliopiston työtiloista (2/3)

Juttusarjan toinen osa on julkaistu HYTin jäsenlehdessä 3/2018.J

Teksti: Laura Kortesoja & Tapani Kaakkuriniemi

Kolmiosaisessa juttusarjassa kuullaan puheenvuoroja eri näkökulmista yliopiston tilankäyttöön liittyen. Tässä numerossa kuullaan yliopiston työ- ja oppimistiloja tutkineen Niclas Sandströmin puheenvuoro tutkitun tiedon näkökulmasta.

Kuva: Eeva Vaurio

Miltä uusiin tiloihin siirtyminen näyttää tutkijanäkökulmasta käsin?

Niclas Sandström – tutkija

Kansainvälisessäkin tutkimuksessa on osoitettu, että tilamuutokset eivät käsitä pelkästään tiloja, vaan kyseessä on aina kulttuurinen muutos. Tästä syystä muutoksen eteneminen tapahtuu hitaasti ja se vaatii paitsi neuvottelua, myös avointa viestintää ja eri tahojen kuulemista. Jos muutokset toimeenpannaan liian nopealla aikataululla, virheiden todennäköisyys kasvaa. Kaikki osapuolet eivät reagoi samalla tavalla muutokseen, joten muutos vaatii aikaa.

Tilasuunnittelun tavoitteena on usein sellainen toteuttamistapa, jossa kaikki asianomaiset otetaan mukaan suunnitteluun. Käytännön toteutus on kuitenkin valitettavan usein jotain muuta. Osallistava muutoksen toteuttaminen vaatii aitoa kiinnostusta eri sidosryhmien kuuntelemiseen ja mukana pitämiseen muutoksen eri vaiheissa. Suunnitteluvaiheen merkitystä ei voi korostaa liikaa – osallistaminen tuottaa lopulta kaikille suurimman hyödyn, siinä missä näennäiset yritykset ottaa kaikki tahot mukaan suunnitteluun tuottaa yleensä enemmän haittaa kuin hyötyä. Luottamus rapautuu helposti ja ihmiset tuntevat tulleensa petetyiksi. Tällaiset tapaukset ovat olleet valitettavan usein esillä. Muutos jatkaa omaa elämäänsä myös toimeenpanovaiheen jälkeen. Eri tahojen kuuntelemisen tulisi tapahtua myös käytännön muutosten jälkeen.


“Tila-asioista voi olla kiinnostunut tai sitten ei.”

Kuten valtaosassa muitakin asioita, tilamuutoksissa paljolti kyse on siitä, ollaanko niistä aidosti kiinnostuneita. Jos tila-asioista vastaava taho ei ole varsinaisesti kiinnostunut tiloista ja niiden vaikutuksesta työnteon mahdollisuuksiin ja työntekijöiden hyvinvointiin, jäävät tilojen mahdollisuudet usein hyödyntämättä. Sandströmin mielestä tiloja tulisikin tarkastella pelkkien infrastruktuureiden sijaan älyllisen toiminnan jatkeina ja kiinnittää huomio siihen, miten tiloilla voidaan tukea erilaisia työprosesseja. Esimerkiksi tutkijoilla tarkkaa keskittymistä vaativat työtehtävät vaativat usein työrauhan. Tämä tulisi ottaa huomioon suunnitteluvaiheessa, sillä muutosten toimeenpanon jälkeen tilaa otetaan juuri sen verran kuin sitä annetaan. Usein korjausta vaativissa tapauksissa kyse on viimeistelyn loppuunsaattamisesta. Tilamuutoksissa viimeiset toimenpiteet tulisi saattaa huolella loppuun. Kun viimeistely jää puolitiehen, näyttäytyy se jälkikäteen tilojen ja niissä tapahtuvien työprosesseiden yhteensopimattomuutena.

Kuva: Marten Bjork/Unsplash

Tiloja tulisikin tarkastella pelkkien infrastruktuureiden sijaan älyllisen toiminnan jatkeina ja kiinnittää huomio siihen, miten tiloilla voidaan tukea erilaisia työprosesseja.

“Missä tulevaisuuden yliopisto sijaitsee?”

Tutkimuksessa on nostettu esiin myös tilojen tulevaisuus ja kysymys siitä, missä yliopisto tulevaisuudessa tulee sijaitsemaan. Tulevaisuuden yliopiston kohdalla on myös hyvä kysyä, miten yliopisto avaa itseään ja miten yhteiskunta kokee akateemisen toimijan osaksi itseään tulevaisuudessa. Uudessa Itä-Suomen yliopiston johtaman ”DigiCampus – Korkeakoulujen yhteinen digitaalinen oppimisympäristö, pedagogiikka ja palvelut” -hankkeen oppimis- ja kampusmaisemaan keskittyvässä alahankkeessa, jossa Sandström on mukana, kehitetään niin sanottuja oppimisen hubiverkostoja, joissa on mahdollisuus ympärivuorokautiseen opiskeluun. Hubeissa oppimisympäristö on nivottu osaksi työympäristöä, joka mahdollistaa tutkijoiden ja opettajien tiiviin yhteistyön opiskelijoiden kanssa. Tällä hetkellä hanke on pilottivaiheessa eri kampuksilla. Oppimisympäristöjen suunnittelu halutaan toteuttaa hankkeessa joustavuuden eetosta noudattaen: jos suunnitellut tilat vaativat korjauksia, voidaan ne toteuttaa joustavasti eri muutosvaiheissa tai jälkikäteen. Pitkällä tähtäimellä joustavuudella on mahdollista säästää tulevaisuuden kustannuksissa. Koska tutkimuksen kohteensa ovat erilaiset muutosvaiheet ja eri osapuolten kokemukset niistä, hanke tuottaa uutta tietoa tilamuutosten kriittisistä vaiheista ja siitä, miten ne voidaan ottaa tulevaisuudessa paremmin huomioon

“Tilan ei tarvitse olla hieno, jos tekeminen on hienoa siellä.”

On paljon tiloja, joita ei haluta tai voida purkaa. Yksi Sandströmin väitöskirjaohjaajista, Suvi Nenonen Tampereen teknillisestä yliopistosta onkin sanonut, että ”Tilan ei tarvitse olla hieno, jos tekeminen on hienoa siellä”. Uusien oppimisympäristöjen suunnittelussa viitekehyksenä toimii esimerkiksi Retro-fitting. Retro-fittingillä viitattiin aikaisemmin digitalisaation teknologisvetoiseen uudelleensovittamiseen, mutta nykyään käsite sisältää myöskin sosiaalisen ja fyysisen työ- ja oppimisympäristön saumatonta uudelleenistuttamista olemassa oleviin tiloihin. Kun tiloja ei voida syystä tai toisesta purkaa tai tekniset kysymykset, kuten ilmanvaihdon mitoittaminen ja paloalueet ajavat joustavan suunnittelun edelle, tulisi kuitenkin arvioida, millaisia muutoksia voidaan tehdä erilaisten työskentelytapojen tukemiseksi. Tilasuunnittelussa läsnä on usein asioita, joista ei voida tinkiä. Tällaiset rajoitukset tulisi viestiä jo alkuvaiheessa eri osapuolille. Näin myös luovien ideoiden toteuttaminen helpottuu, sillä lähtökohdat ovat kaikille selvät.

Kuva: Venveo/Unsplash

Jos tila-asioista vastaava taho ei ole varsinaisesti kiinnostunut tiloista ja niiden vaikutuksesta työnteon mahdollisuuksiin ja työntekijöiden hyvinvointiin, jäävät tilojen mahdollisuudet usein hyödyntämättä.

“Tilasuunnittelun taustalla on kestävän kehityksen periaatteet.”

Myös erilaisten työntekijöiden tarpeiden huomioonottamisen tulisi olla osa tilasuunnittelua. Toisia visuaaliset ärsykkeet ja häly häiritsevät enemmän kuin toisia. Vetäytymishuoneet tai äkillisten kokoustarpeiden tilat ovat keskeinen osa monitila-ajattelua. Jo tieto siitä, että tarpeen vaatiessa tietynlaisen tilan varaaminen on mahdollista, tukee työntekoa ja suhtautumista monitiloissa työskentelyyn. Jos tällaisia seikkoja ei ole otettu tilasuunnittelussa huomioon, saattaa etätyö tuntua työntekijästä työnteon kannalta mielekkäämmältä vaihtoehdolta. Toisaalta fyysisellä läsnäololla tiedetään olevan yhteys tietyillä aloilla tehtävän tutkimuksen luettuuteen ja joillakin mittareilla myös laadukkuuteen, eli etätyö ei sekään välttämättä ole toivottavin ratkaisu kaikissa tilanteissa. Myös tilasuunnittelun taustalla ovat kestävän kehityksen periaatteet, jotka tuovat osaltaan painetta tilojen huolto- ja ylläpitokysymyksiin. Tilojen tyhjillään pito on ekologisesti ja ekonomisesti kestämätöntä. Yliopiston strategiaankin sidotussa kestävän kehityksen teemassa kyse on ratkaisuista, jotka säästävät resursseja, mutta parhaimmillaan myös lisäävät työhyvinvointia. Joskus monitila saattaa olla toimivampi ratkaisu kuin 2-4 hengen työhuone. Koska oma työhuone ei ole enää lähtökohtainen suositus tietyissä työtehtävissä, tulisi uusista tiloista rakentaa sellaisia, että ne tukevat koko työyhteisön toimintaa. Tilojen käyttöönoton yhteydessä on myös hyvä sopia yhteisistä tilakohtaisista pelisäännöistä.

“Monitilaratkaisun tulisi olla myös demokraattinen.”

Hallinnon sekä tutkimus- ja opetushenkilökunnan asettaminen samaan tilaan ei välttämättä tuota toivottua lisäarvoa, sillä kysymys on kahdesta erillisestä toimintakulttuurista, joilla on omia toimimisen säännöstöjään ja käytänteitään. Tutkimushenkilökunta ja hallinto muodostavat jo itsessään useita alakulttuureita, jolloin byrokraattisten rajojen murtaminen on haasteellista, eikä ryhmien välille välttämättä synny ajatustenvaihtoa. Parhaassa tapauksessa tietenkin eri käytänneyhteisöt tuovat toistensa työhön sellaista lisää, jota ei ilman yhteistä fyysistä ympäristö syntyisi. Joskus tilaratkaisuissa päädytään myös ratkaisuihin, joissa jotkut saavat pitää omat työhuoneensa – ikään kuin joku saa käyttöönsä kaikki monitilan erilaiset vyöhykkeet, kun taas toinen saa vain osan. Tämä saattaa osaltaan ylläpitää byrokraattisia rajoja, jos taustalla olevia käytännön syitä ei julkilausuta. Toisaalta erilaisten tutkimusyhteisöjen tuominen samaan monitilaympäristöön voi tuottaa tietokäytänteiden, hiljaisen tiedon ja muun osaamisen ristipölytystä, joka on kaikille hyödyllistä. •

Juttusarjan ensimmäisen osan voit lukea täältä.

Märkta med: , , ,
Publicerat i Yleinen
En kommentar på “Juttusarja yliopiston työtiloista (2/3)
  1. […] Juttusarjan ensimmäisen osan voit lukea täältä ja toisen osan täältä. […]

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

%d bloggare gillar detta: